PowerPointが苦手。

発表も得意ではない。

それでも会社員をしていると、

• 実績報告
• 業務改善
• 会議
• 研修
• プロジェクト報告
• 部署内発表

など、PowerPointを作らなければならない場面があります。

AI Motion Lab運営者にも、そんな機会がありました。

部署の実績発表会です。

そこで少し変わったことを試しました。

「今回のPowerPointは、全部ChatGPTを使って作る」

と周囲に宣言して、資料作成を始めたのです。

結果は――

優秀実績賞。

もちろん、受賞はスライドだけで決まったものではありません。

発表した実績や内容そのものが評価されたことが大前提です。

しかし発表後には、

「スライドが圧倒的に見やすかった」

「内容が分かりやすかった」

と、資料そのものについても高い評価をもらいました。

部署内の人たちはChatGPTを使ったことを知っています。

しかし、AIを使ったことを知らない人が見たら、

「これAIで作ったの？」

と気付かないような資料に仕上がりました。

そして実際に作ってみて感じたのが、

PowerPoint作成で一番大変なのは、スライドを作ることではない

ということです。

体感では、

構成・内容を考える：8割

PowerPointとして形にする：2割

でした。

この記事では、実際にChatGPTを使って社内発表資料を作成した経験から、

会社員がChatGPTで「見やすく、伝わるPowerPoint」を作る方法

を整理します。

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この記事でわかること

• ChatGPTでPowerPointを作ると何が変わるのか
• なぜ「構成8割・作成2割」なのか
• ChatGPTへ何を頼めばいいのか
• 見やすいスライドを作るための考え方
• 1枚に情報を詰め込みすぎない方法
• グラフ・図・文章をどう使い分けるか
• AIっぽく見えない資料を作る方法
• 会社員がそのまま使えるプロンプト
• ChatGPTに任せてはいけない部分

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PowerPointが苦手だからChatGPTを使った

今回、最初から、

「AIを使ってすごい資料を作ってやろう」

と思っていたわけではありません。

むしろ逆です。

PowerPoint作成や発表が得意ではない。

だからこそ、

ChatGPTにどこまで任せられるのか試してみよう

というところから始まりました。

以前なら資料を作るとき、

1. PowerPointを開く
2. とりあえずタイトルを書く
3. 箇条書きを並べる
4. 図を入れる
5. 色を変える
6. アニメーションを付ける
7. 全体を見直す

という流れになりがちでした。

しかし今回は最初からPowerPointを開きませんでした。

最初に開いたのは、

ChatGPTです。

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最初にPowerPointを開かない

これは今回、特に効果があった方法です。

PowerPointを先に開くと、

1枚目をどうする？

タイトルの位置は？

色は？

この文章をどこに置く？

と、すぐに「スライドを作る作業」が始まります。

しかし、この時点では、

まだ何を伝えるべきか整理できていません。

そこで先にChatGPTへ、

• 発表の目的
• 発表時間
• 聞く相手
• 実績
• 数字
• 伝えたいこと
• 今後の課題

などを全部渡しました。

まず作るのはPowerPointではありません。

ストーリーです。

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PowerPointで最初に決めるのは「何枚作るか」ではない

最初に決めるべきなのは、

この発表を聞いた人に、最後に何を覚えて帰ってほしいか？

です。

例えば業務改善の発表なら、

「この部署は1年間でこれだけ改善した」

なのか。

「これまでの課題をこう解決した」

なのか。

「次年度はここまで進めたい」

なのか。

同じデータでも、最終的に伝えたいメッセージによって構成が変わります。

そこでChatGPTには、最初にこう聞きます。

部署の実績発表会で使用するPowerPointを作りたいです。

発表時間は10分です。

聞く人は、
・管理職
・他部署の職員
・専門知識がない人
です。

今回伝えたい内容は以下です。

【実績】
ここに実績を記載

【課題】
ここに課題を記載

【改善したこと】
ここに改善内容を記載

【今後】
ここに今後の計画を記載

この内容を、
「聞いている人が理解しやすいストーリー」
になるように整理してください。

まだスライドは作らず、
まず発表全体の構成だけ考えてください。

ポイントは最後です。

まだスライドを作らない。

まず構成だけ作らせます。

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今回一番時間を使ったのは「構成」

実際の作業感としては、

構成・内容：8割

スライド作成：2割

くらいでした。

これは以前のPowerPoint作成とはかなり違います。

以前は、

どう配置する？

色は？

図形は？

アニメーションは？

と、PowerPointそのものを触っている時間が長かった。

今回は、

この順番で本当に分かる？

最初にこの数字を見せるべき？

この説明はいらないのでは？

このスライドは前と内容が重複していない？

という、

「何を伝えるか」

に時間を使いました。

結果的に、ここが資料の分かりやすさにつながったと思います。

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ChatGPTに「10枚作って」ではなく「ストーリーを作って」と頼む

ここも重要です。

例えば、

「この内容でPowerPointを10枚作って」

だけだと、

1. タイトル
2. 背景
3. 課題
4. 取り組み
5. 結果
6. 今後

のような一般的な構成になりやすい。

悪くはありません。

しかし、

自分の発表にとって最適かどうかは別です。

そこでまず、

この発表で最も重要なメッセージを1つ決めてください。

そのメッセージが最も伝わるように、
発表内容の順番を考えてください。

情報が不要であれば削って構いません。

聞き手が途中で迷わない構成にしてください。

と依頼します。

するとChatGPTが、

「この数字は最初に出した方がいい」

「この説明は詳細すぎる」

「この2項目は1つにまとめられる」

と、編集者のように考えてくれます。

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見やすかった理由① 1スライド1メッセージ

今回かなり意識したのが、

1枚のスライドで伝えることを1つにする

ことです。

例えば1枚に、

• 今年の実績
• 昨年比較
• 課題
• 対策
• 今後の予定

を全部入れる。

情報はたくさん入ります。

でも、見ている人は、

「結局どこを見ればいいの？」

となります。

そこで、

スライド1

今年の実績。

スライド2

昨年との違い。

スライド3

なぜ改善した？

スライド4

次の課題。

と分けます。

スライド枚数が多少増えても、

1枚あたりの理解速度を上げる

方を優先しました。

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ChatGPTに「このスライドの一言」を作らせる

各スライドについて、

この1枚で何を伝えるのか？

を一文にします。

例えば、

「案件数は増えたが、業務効率化によって対応能力も向上した」

のような文章です。

そしてChatGPTへ、

このスライドで伝えたいことは、

「○○」

です。

このメッセージが3秒で伝わるように、

・タイトル
・補足文
・図またはグラフ
・スライドに残す数字

だけを考えてください。

文章はできるだけ減らしてください。

と依頼します。

これがかなり使えました。

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見やすかった理由② タイトルを「項目名」にしなかった

PowerPointでよくあるタイトルが、

「●●年度実績」

「業務改善について」

「今後の課題」

です。

間違いではありません。

でも、

タイトルを読んでも何が言いたいのか分からない。

そこでタイトル自体を、

結論

にします。

普通

「●●年度売上実績」

変更後

「売上は3年連続で増加」

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普通

「業務効率化について」

変更後

「電子化で書類作成と保管を同時に効率化」

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普通

「今後の課題」

変更後

「次の課題は“増えた仕事をどう回すか”」

こうすると、

スライドタイトルだけ読んでも発表内容が追えます。

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ChatGPTにタイトルだけ10案作らせる

タイトル作成はAIと非常に相性がいいです。

例えば、

このスライドでは、

「売上が3年間増加していること」

を伝えたいです。

PowerPointのタイトルとして、
一目で結論が分かる短いタイトルを10案作ってください。

説明的なタイトルではなく、
メッセージ型にしてください。

10案出してもらい、

その中から選ぶ。

あるいは、

「3番をもっとビジネス向けに」

と修正。

この繰り返しです。

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見やすかった理由③ 文章を減らした

PowerPointは文章を読む資料ではありません。

でも作っていると、

誤解されないように説明を追加しよう。

となります。

結果、

文章だらけ。

そこで今回、

この文章、本当に画面に必要？

をかなりChatGPTへ確認しました。

例えば、

このスライドの文章を、
発表者が口頭で説明する前提で整理してください。

画面に残す必要がある言葉だけ残し、
詳細説明は発表者ノート用に分けてください。

と頼みます。

すると、

スライド

• 11.8％増
• 過去最高
• 新規増加

だけ。

発表者が話す

詳細説明。

という分け方ができます。

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「資料」と「台本」を分離する

これも大事でした。

PowerPointに、

自分が話す内容まで全部書かない。

例えば画面には、

前年比＋11.8％

だけ大きく表示。

そして発表では、

「昨年度と比較すると11.8％増加しました。背景として……」

と説明します。

画面と口頭説明を分けると、

スライドがかなりすっきりします。

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見やすかった理由④ 数字を文章から救い出す

実績発表では数字が重要です。

しかし、

2023年度は○○円、2024年度は○○円、2025年度は○○円となり、前年比では……

と文章にすると、一気に読みにくくなります。

そこで、

文章

ではなく、

グラフ

または、

大きな数字

にします。

例えば、

＋11.8％

を大きく表示。

その下に、

3年連続増加

だけ。

これだけでも伝わります。

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ChatGPTに「どのグラフがいい？」と聞く

グラフ種類もAIへ相談できます。

次のデータをPowerPointで見せたいです。

2023年度：○○
2024年度：○○
2025年度：○○

伝えたいことは、
「3年間で継続して増加していること」です。

棒グラフ・折れ線グラフ・その他の中から、
最も分かりやすい表現を提案してください。

理由も教えてください。

つまり、

グラフの作り方を聞く前に、何を見せたいかを伝える。

これが重要です。

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見やすかった理由⑤ 色を増やさなかった

資料を「かっこよく」しようとすると、

• 青
• 赤
• 黄
• 緑
• 紫

と色を増やしたくなります。

しかし色が多いほど、

何が重要なのか分からなくなります。

基本は、

• 背景
• 通常文字
• メインカラー
• 強調色

程度。

そして強調色は、

本当に見てほしい数字だけ

に使います。

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赤を使うなら「悪い意味」などルールを決める

例えば、

青

通常・実績。

赤

問題・リスク。

緑

改善・達成。

というルールを一度決める。

途中で意味を変えない。

これだけでも資料に統一感が出ます。

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見やすかった理由⑥ デザインをスライドごとに変えなかった

スライド1は写真。

スライド2はグラデーション。

スライド3はカード。

スライド4は丸。

こうすると、

1枚ずつは格好良くても、

全体ではバラバラ

になります。

今回は基本的に、

タイトル位置

同じ。

フォント

同じ。

色

同じ。

数字の見せ方

同じ。

グラフ

同じ方向性。

を維持。

その結果、

見る側がデザインを理解する必要がなくなる

ので、内容に集中できます。

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「AIっぽく見えない」資料にするには？

AIで作った資料というと、

• 妙に抽象的な文章
• アイコン大量
• 何でも3つに分類
• 不自然にきれいな言葉
• 中身が薄い

という印象を持つ人もいるかもしれません。

今回、AIっぽく見えなかった理由は、

内容までAI任せにしなかったこと

だと思います。

実績。

数字。

課題。

現場の経験。

これは人間側が持っています。

ChatGPTには、

伝わる形へ編集してもらう。

この役割分担です。

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ChatGPTは「資料作成者」より「編集者」として使う

これが今回一番しっくりきた使い方です。

ChatGPTへ、

PowerPoint作って。

ではなく、

この内容、分かりにくくない？

と聞く。

例えば、

この発表内容を厳しくレビューしてください。

・聞き手が理解できない部分
・説明が長すぎる部分
・数字だけでは意味が伝わらない部分
・話が飛んでいる部分
・削っても問題ない部分

を指摘してください。

これが意外と効果的です。

自分で作った資料は、

全部必要に見えます。

AIに第三者として見てもらうと、

削れる部分が見えてきます。

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昔のPowerPointは「テクニック」に時間を使っていた

以前はPowerPointというと、

• アニメーション
• 画面切り替え
• 図形
• SmartArt
• 写真加工
• 配色
• アイコン

など、

PowerPointを上手に操作すること

自体がスキルでした。

もちろん現在も重要です。

しかしAIを使うようになると、

重要度が少し変わります。

以前

PowerPoint操作。

↓

デザイン。

↓

内容。

AI時代

内容。

↓

構成。

↓

伝え方。

↓

PowerPoint化。

と、順番が逆になりました。

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アニメーションは必要？

今回の経験では、

必須ではありませんでした。

もちろん、

• 順番に説明したい
• 複雑な図を分解したい
• 流れを見せたい

場合には有効です。

しかし、

なんとなく動かす。

文字を飛ばす。

グラフを派手に登場させる。

こと自体が資料の価値ではありません。

むしろ、

1秒で内容を理解できるスライド

の方が強い。

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ChatGPTでPowerPointを作る実際の流れ

今回の経験を整理すると、次の流れがおすすめです。

STEP1 発表材料を全部渡す

まず、

• 数字
• 実績
• 課題
• 背景
• 取り組み

をChatGPTへ渡します。

この段階では見た目を考えません。

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STEP2 一番伝えるべきメッセージを決める

この情報の中で、
今回の発表で最も重要なメッセージを
3つに絞ってください。

その中から、
発表全体の中心にすべきものを1つ選び、
理由も説明してください。

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STEP3 ストーリーを作る

発表時間は10分です。

聞き手が、

「現状 → 課題 → 改善 → 成果 → 今後」

を自然に理解できるように、
発表ストーリーを作ってください。

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STEP4 スライド構成へ変換

このストーリーを、
PowerPointのスライド構成へ変換してください。

各スライドについて、

・タイトル
・この1枚で伝えること
・表示する数字
・使うグラフまたは図
・画面に残す文章

を提示してください。

1スライド1メッセージを守ってください。

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STEP5 各スライドをレビュー

このスライド構成について、

・情報過多
・重複
・不要なスライド
・順番
・理解しにくい部分

を厳しくレビューしてください。

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STEP6 デザインルールを決める

社内の実績発表用PowerPointです。

派手すぎず、
管理職が見ても信頼感があり、
遠くからでも読みやすいデザインにしたいです。

以下を決めてください。

・背景
・メインカラー
・強調カラー
・タイトルサイズ
・本文サイズ
・グラフのルール
・数字の見せ方

すべてのスライドで統一します。

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STEP7 最後にPowerPoint化

ここで初めて、

スライドを作る作業

へ進みます。

つまり、

PowerPointを作る作業は最後。

なのです。

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会社員が使える「PowerPoint作成プロンプト」

まとめて使うなら、こんな形です。

会社の実績発表会で使う
PowerPointを作りたいです。

【発表時間】
10分

【聞き手】
管理職・他部署職員

【目的】
今年度の実績と改善内容を伝え、
次年度の方向性を理解してもらう。

【材料】
ここに実績・数字・課題などを貼り付け

まずPowerPointを作らず、
以下の順番で考えてください。

1. この発表で最も重要なメッセージ
2. 不要な情報
3. 発表ストーリー
4. スライド構成
5. 各スライドのタイトル
6. 1枚ごとのメッセージ
7. 最適なグラフ・図
8. スライドに残す文章
9. 発表者が口頭で説明する内容

条件：
・1スライド1メッセージ
・文章を減らす
・数字を視覚化する
・タイトルだけ読んでも内容が分かる
・派手なアニメーションに頼らない
・社内発表として信頼感のあるデザイン

これだけでも、かなり使えます。

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最後にChatGPTへ「初見チェック」を頼む

完成したら、もう一度AIへ見せます。

おすすめは、

「この仕事を知らない人が初めて見る前提」

でチェックさせることです。

あなたはこの業務を知らない他部署の管理職です。

このPowerPointを初めて見た前提でレビューしてください。

・理解できない用語
・説明不足
・数字の意味が分からない部分
・情報量が多いスライド
・なくてもいいスライド
・もっと強調すべき実績

を指摘してください。

内部の人間には当たり前でも、

他部署には分からない。

この差を埋めるのにAIが使えます。

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ChatGPTに全部任せてはいけない

ここは重要です。

AIがPowerPointを作れるからといって、

内容を確認せず提出してはいけません。

特に、

• 実績値
• 売上
• 年度
• パーセント
• 固有名詞
• 社内制度
• 人名

は必ず人間が確認します。

ChatGPTが、

伝え方を改善する

ことと、

事実が正しい

ことは別です。

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会社情報の取り扱いにも注意

社内資料をChatGPTへ入力する場合は、

会社のAI利用ルールを確認してください。

例えば、

• 顧客名
• 個人情報
• 未公開業績
• 契約内容
• 機密情報

などを、そのまま外部AIへ入力してよいとは限りません。

必要であれば、

実名

→会社A

金額

→比率へ変更

個人情報

→削除

など、匿名化したうえで構成だけ相談する方法もあります。

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優秀実績賞を取れたのは「AIだから」ではない

今回、

ChatGPTを使ったPowerPointで優秀実績賞を取ることができました。

しかし、

ChatGPTを使えば賞が取れる

という話ではありません。

そもそもの実績がなければ、伝える内容もありません。

そして最終的に、

何を伝えるか。

どの数字を出すか。

AIの提案を採用するか。

何を削るか。

を決めたのは人間です。

ChatGPTが大きく助けてくれたのは、

「持っている情報を、他人に伝わる形へ変える」

部分でした。

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AI時代のPowerPointで重要なのは「操作」より「編集」

今回の経験で、PowerPointに対する考え方がかなり変わりました。

以前は、

PowerPointを上手に作れる人

というと、

• 操作が速い
• アニメーションが上手い
• デザインがきれい
• 図形をうまく作れる

人という印象がありました。

これからは、

情報を整理して、最も伝わる形を判断できる人

の価値がもっと高くなると思います。

PowerPointの操作そのものは、AIがどんどん助けてくれます。

でも、

何を伝えるか

だけは、人間側が決める必要があります。

【吹き出し：天城ソウ】

「AIによって資料作成時間が短縮されるほど、人間には“何を伝えるべきか”を判断する力が求められます」

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まとめ：PowerPoint作成は「構成8割・作成2割」になった

今回、ChatGPTを使って社内実績発表用のPowerPointを作りました。

結果として優秀実績賞をいただき、スライドについても、

見やすい。

分かりやすい。

という評価をもらうことができました。

そして作ってみて、一番大きかった気付きがあります。

それが、

PowerPointを作ることに時間を使わなくなった。

ということです。

時間を使ったのは、

• 何を伝える？
• どの順番？
• 何を削る？
• どの数字が重要？
• どのスライドを分ける？
• タイトルをどうする？

という部分。

つまり、

構成8割。

スライド作成2割。

です。

PowerPointが苦手だからこそ、ChatGPTを使ってみる。

それでいいと思います。

最初から、

AIで完璧なスライドを作ろう。

と考える必要はありません。

まず、自分の持っている情報を全部渡す。

そして聞いてみる。

「この内容、どうすれば一番伝わる？」

そこから始める。

もしかすると、

PowerPointが得意になる必要すらないのかもしれません。

必要なのは、

伝えたいことを持っていること。

そして、

それをAIと一緒に整理すること。

PowerPoint作成が苦手な会社員ほど、一度試してほしい使い方です。

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会社員向け・ChatGPT×PowerPointの7ステップ

STEP1

材料を全部ChatGPTへ渡す。

STEP2

最重要メッセージを決める。

STEP3

発表ストーリーを作る。

STEP4

1スライド1メッセージに分割。

STEP5

数字をグラフ・大きな文字へ変換。

STEP6

統一したデザインでPowerPoint化。

STEP7

初見の管理職目線でAIに再レビュー。

この順番がおすすめです。